НАЗНАЧЕНИЕ ПРИЁМНОЙ ОХС – ВНЕСТИ ПОРЯДОК В ДВИЖЕ НИЕ ПОСЛАНИЙ И ЛЮДЕЙ В ОХС, А ТАКЖЕ УМЕНЬШИТЬ ТАМ дев-ти, С ТЕМ ЧТОБЫ ОХС МОГ ПРОДОЛЖАТЬ ЗАНИМАТЬСЯ ФОРМИ РОВАНИЕМ, СТАБИЛИЗАЦИЕЙ И РАСШИРЕНИЕМ ОРГАНИЗАЦИИ.
В большой, занятой организации для одного секретаря приёмной будет слишком большой нагрузкой справляться как с движением публики, так и c движением людей в ОХС. Когда один секретарь приёмной пытается справляться и с тем и с другим, становится очень трудно выполнять обязанности этого поста и происходят ошибки.
В такой момент правильным действием будет поставить отдельного секретаря приёмной только для ОХС.
ОХС беспокоит огромное количество людей, однако значительная часть его работы не имеет никакого отношения к людям, а связана с файлами, оргсхемами и т.п.
Решение этой проблемы – иметь, помимо секретаря приёмной организации, секретаря приёмной для самого отделения ОХС.
Секретарь приёмной ОХС работает со всеми посетителями ОХС (персоналом и публикой) и направляет их должным образом или назначает время для их встречи с сотрудниками ОХС.
В ОХС есть маленькая комната ожидания.
Секретарь приёмной ОХС работает с коммуникационным центром ОХС (не главным центром организации, а коммуникационным центром ОХС как отделения).
Секретарь приёмной имеет запас различных форм ОХС, таких, как направляющие формы, заявления о приёме на работу и т.д., которые он выдаёт по требованию.
Он направляет посетителей в соответствии с тем, к кому по какому вопросу следует обращаться.
Он содержит в порядке корзины и линии посланий самого отделения ОХС. Он действует как регулировщик движения частиц.
Он знает местонахождение штатных сотрудников ОХС и требует, чтобы они говорили ему, куда они направляются, в таком случае их можно будет найти в случае крайней необходимости.
Он ведёт журнал посещений, куда записывает всех посетителей ОХС.
Когда у него нет другой работы, он может помочь ОХС поддерживать переписку.
Он должен осознавать, что ОХС создаёт немалую долю собственного дев-ти, не обрабатывая то, что к нему попадает. Когда ОХС отправляет то, что он должен обрабатывать, обратно в организацию, создаётся дев-ти для организации.
Поэтому приёмная ОХС пытается добиться, чтобы ОХС обрабатывал то, что к нему попадает.
Если позволить отделению иметь завал, это также приводит к дев-ти и повторным посещениям, и поэтому секретарь приёмной ведёт в своём журнале запись повторных посещений, которые делают люди, не являющиеся персоналом ОХС, и предупреждает управляющего делами ОХС, какая часть ОХС имеет завал и нуждается в том, чтобы её привели в настоящее время.
Больша´я доля путаницы в ОХС вызывается отсутствием секретаря приёмной ОХС. Выполняя назначение этого поста, можно значительно улучшить любой ОХС.